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Organisation de congrès à Versailles Palais des Congrès
Vous souhaitez organiser un congrès en région parisienne ? Vous recherchez un espace d’exception pouvant accueillir votre événement ? Versailles Palais des Congrès est le lieu idéal pour accueillir des événements professionnels à la hauteur de vos exigences. Intégralement rénové en 2021, modulable et tout équipé, ce sublime espace événementiel contemporain et atypique de 3200 m² à privatiser saura faire vivre à vos convives une expérience unique, avec vue sur la grand Château de Versailles.
Organiser un congrès à Versailles, un rêve qui devient réalité
Un congrès doit être un grand moment d’émulation collective. Plusieurs micro-événements s’y déroulent simultanément dans les différents espaces privatisés et s’y succèdent du matin au soir. En faisant le choix de vous installer à Versailles Palais des Congrès, vous donnez à votre projet événementiel un rayonnement national ou international, une dimension symbolique et historique digne des plus grands événements organisés à la cour du Roi Soleil, mais avec votre approche contemporaine.
Versailles Palais des Congrès s'adapte et valorise tous types d'événements selon votre programme
Organiser un congrès ne peut être une réussite que dans un espace parfaitement adapté et apportant une valeur ajoutée, un supplément d’âme. Bien souvent, ce type d’événement professionnel de grande ampleur se déroule sur des sites événementiels spécifiques et de grande envergure tels qu’un centre des congrès, un parc des expositions ou un grand lieu culturel. Pour être plus précis, il existe de multiples formats de congrès :
- le congrès international,
- le congrès scientifique, le congrès médical,
- le congrès diplomatique, le congrès politique,
- le congrès professionnel, le congrès annuel,
- etc.
Bien que ces différents concepts soient très proches, chacun a ses singularités, son cahier des charges, avec un public, des attentes et des objectifs qui peuvent être sensiblement différents. D’autre part, un congrès peut comprendre et combiner plusieurs types d’événements :
- le cycle de conférences, la journée d’étude ou symposium, le ou les colloques,
- la plénière ou assemblée générale,
- la foire aux exposants, le salon professionnel,
- le séminaire d’entreprise, team building, incentive,
- le lancement de produit, la présentation de prototypes, l’opération sponsors,
- les rencontres d’affaires, séances de networking,
- les déjeuners, dîners, cocktails, buffets, apéros dînatoires,
- la soirée d’entreprise, animation musicale,
- et autres formes d’événements d’entreprise.
Pour vous faciliter l’organisation d’un événement haut de gamme avec une programmation sur-mesure et à la carte, Versailles Palais des Congrès vous offre une configuration optimale, avec de multiples salles de différents formats et une aisance naturelle pour circuler entre elles. Vos convives n’ont plus qu’à choisir les rencontres auxquelles ils souhaitent assister et découvrir les somptueux espaces que vous leur avez réservés. Et si votre congrès dure plusieurs jours, nos partenaires locaux du parc hôtelier vous offriront de nombreuses solutions d’hébergement.
En coulisses, Versailles Palais des Congrès accompagne votre comité d'organisation et votre équipe événementielle
Pour l’organisation d’un congrès, il convient de nommer un comité organisateur (qui peut se décliner en comité scientifique ou autre selon la nature de la rencontre). Ce comité a la responsabilité de concevoir le programme, sélectionner les intervenants, définir les modalités de participation. Par ailleurs, l’accompagnement d’une agence événementielle peut être très utile afin de déléguer une grande partie de vos préparatifs logistique et de l’opérationnel :
- création d’une scénographie, agencement des espaces, design événementiel ;
- gestion des inscriptions, des réservations, des relations publiques ;
- recrutement et coordination des prestataires (traiteur, techniciens sonorisation, lumière et vidéo, sécurité, hôtesses d’accueil, propreté, etc.) ;
- pilotage et organisation logistique sur place ;
- community management, gestion des retombées médiatiques;
- etc.
Dans cette optique, Versailles Palais des Congrès vous simplifie la tâche avant et pendant l’événement. Notre équipe et nos partenaires vous accompagnent avec un ensemble de prestations à la carte, en accord avec votre besoin et votre budget. Notre offre clé-en-main vous permet de vous libérer des préoccupations techniques et logistiques pour mieux vous concentrer sur le cœur de l’organisation de votre congrès et sur le bien-être de vos invités et intervenants, en toute sérénité. Notre connaissance des lieux et de Versailles et notre savoir-faire événementiel vous garantissent un haut niveau de qualité de prestation grâce à une équipe dédiée et un réseau de prestataires professionnels expérimentés.
Nos espaces pour organiser votre congrès à Versailles
Situé juste en face du grand château, Versailles Palais des Congrès vous offre un cadre exceptionnel pour l’organisation d’un congrès. Avec de multiples espaces entièrement rénovés et tout équipés pour les rencontres en présentiel comme en distanciel, nous vous proposons de nombreuses salles sur une surface totale de 3200 m², à louer en intégralité ou en partie.
Grand auditorium, salle de réception, salles de réunion, salons privés, hall d’accueil, bar privatif, galerie : nos solutions événementielles sont conçues pour accueillir des rencontres professionnelles de grande qualité avec de nombreux participants. Voici un tour d’horizon de nos différentes salles pour organiser un congrès d’excellence.
L'amphithéâtre Richelieu
Superbe auditorium tout équipé avec parterre et balcon, l’amphithéâtre Richelieu vous offre le privilège d’en faire votre salle de conférence. Pouvant accueillir jusqu’à 1008 personnes sur ses places assises confortables avec tablette, cet immense auditorium fera sensation et laissera le meilleur souvenir à vos convives. Des espaces pour les coulisses et une galerie pour l’entracte sont prévus pour le plus grand confort de vos intervenants.
La salle Mazarin
Découvrez la grande salle Mazarin, un lieu événementiel par excellence, totalement modulable et adapté à toutes les configurations. Ce vaste espace circulaire de 720 m² ne ressemble à aucune autre salle standard que vous trouverez dans la plupart des centres de congrès. Ses matériaux nobles, ses colonnes, ses luminaires et sa configuration en étoile donneront du cachet à votre rencontre, avec une grande variété de configurations possibles : conférence, stands d’exposants, espaces de sponsoring, buffet, tables rondes, ou soirée de gala. Elle dispose en plus de deux salles attenantes, Racine et Molière de 100m² chacune.
La salle Lulli
Organiser un événement intimiste et confidentiel lors de votre congrès prendra tout son sens dans la salle Lulli, un superbe dôme sous la salle Mazarin de 350 m² tout équipé. Son bar privé sera parfaitement approprié pour un cocktail, une réception en fin de journée, ou autre type de rencontre avec possibilité de restauration. Les symposium, séminaires, workshops ou diner de Gala y trouveront leur place également.
Les salles de réunion, ateliers et salons privés
Lors d’un congrès, il est essentiel de disposer de plusieurs petits espaces et salles intermédiaires en marge de la conférence principale. Pour répondre exactement à ce besoin, Versailles Palais des Congrès vous propose 10 salles et foyers connexes, à utiliser aussi bien comme salle de réunion, loge en coulisses, espace buffet, salle de formation, symposium, atelier éphémère ou autre format si besoin. Découvrez nos 10 salles de sous-commission et ajustez votre programmation dans les moindres détails !
Le hall d'accueil
Pour accueillir vos hôtes, distribuer les badges et programmes, mais aussi les intervenants et VIP, orienter les flux dès l’entrée, le hall d’accueil de Versailles Palais des Congrès sera votre meilleur allié. Connecté à tous les étages et espaces, il vous permettra de réguler et fluidifier la circulation de vos nombreux participants tout au long du congrès, exactement comme vous le souhaitez.
Doté d’un vestiaire principal et de deux vestiaires secondaires et d’un bureau de production, cet espace de 300m² à la lumière du jour se trouvant dans le prolongement de la salle Mazarin sera un atout majeur pour votre évènement.
Contactez-nous en amont pour préparer au mieux votre organisation de congrès à Versailles
Pour organiser un congrès à Versailles Palais des Congrès et profiter de nos superbes espaces tout équipés, merci de nous contacter le plus en amont possible, afin de garantir la disponibilité du lieu sur les dates que vous avez prévues. N’hésitez pas à nous solliciter également pour l’organisation d’événements culturels et événements d’entreprise de votre choix, que nous saurons propulser au-delà de vos attentes !
